Historias Preocupantes sobre el Sistema Informático del MEP.

Estuve muy temprano, sólo por unos 40 minutos, sentado al frente de una de las ventanillas de servicio de cobros del MEP, en la escuela Porfirio Brenes. En ese lapso, presencié y escuché historias muy tristes que me dejaron con la certeza de que el sistema informático del MEP, al menos el de planillas, no sólo no ayuda sino que entorpece la labor del mismo ministerio y de los educadores,  casi que matratándoles inmisericordemente.

Pasaré a relatar lo que vi: en la fila, junto a mí, estaban varias señoras que venían a arreglar sus problemas de devolución de dinero. ¿Préstamos? No, devoluciones de dinero girado “incorrectamente”. Intrigado pregunté y me di cuenta que es común que el MEP pague de más a los educadores y luego les cobre ese pago extra. Las razones del pago de más son muchas: días que las educadoras sacaron con permiso para ir a una cita de salud y que el director reportó como ausencia (se deben rebajar), pagos de salario completo en días de incapacidad (una parte la paga el INS y debe ser rebajada), permisos sin goce de salario durante los cuales el MEP gira el pago (que debe devolverse), etc. Ciertamente yo no entendía: en todos esos casos, el sistema debería haber retenido parte o todo el salario, esas rebajas, como cualquier sistema de planillas. Sin embargo, no lo hace, gira el monto completo. Claro, ese dinero no debería ser depositado. El problema es que luego se le pide al colaborador que lo devuelva, generando problemas por “deudas” que el educador no ha solicitado. Esto es claramente un sinsentido.

Ahora, devolver el dinero implica ir a un banco del estado y depositar en una cuenta de la caja única, y luego traer el entero del depósito para que se haga la actualización del sistema. Claro, esto si el sistema está arriba: me cuenta otra usuaria que cuando el sistema está caído la devuelven porque no se puede tramitar nada ese día. Eso la perjudica porque ella ya ha pedido permiso para ir a hacer tales vueltas, y en ciertos casos me cuentan que los directores reportan las ausencias y va el rebajo del día. Ahora, esto es algo serio: un sistema caído paraliza las operaciones, no hay procesos de contingencia ni de continuidad de negocio.

Pero eso no es todo. También me cuenta otra usuaria de los periplos para pedir un permiso o licencia, particularmente sin goce de salario. Me dice que para poder pedir el permiso se exige no tener deudas. Hasta ahí tiene sentido, pero luego me dice que tiene que venir primero a la escuela a pedir una constancia de que no se tiene deudas para luego ir a pedir el permiso a Plaza Rofas.  Es decir, es necesario pedir esa constancia en una ventanilla del MEP para luego ir a otra ventanilla del mismo MEP a solicitar un permiso o una licencia. Esto es, información que el mismo MEP tiene es solicitada por dos instancias internas. Claro que eso viola la ley 8220 (no pretendo entrar en ese punto), lo que encuentro increíble es que es el mismo sistema del MEP, donde una instancia puede consultar datos de otra directamente.

Pero lo peor es que dicha constancia de no deudas tarde casi una hora en ser entregada. El sistema, se dice, está lento. A las educadoras sentadas a la par mía les dicen que están en mantenimiento (en un día laboral y en pleno trajín de operaciones). Una usuaria que lo vio en acción, me cuenta que los íconos se desaparecen, las solicitudes no son respondidas, las computadoras se reinician solas. No logro imaginarme a alguien tratando de trabajar con tales problemas. No logro imaginar la falta de comunicación interna. No logro imaginar un sistema en mantenimiento en horas de producción.

Ahora, las solicitudes que se mencionan arriba incluyen presentar una carta, copia de cédulas, y otras constancias. Pero la carta hay que hacerla correctamente o no la reciben. Tiene que tener un formato particular, unas frases particulares y ser muy específica en la fechas. Para entregarla hay que ir a San José y entregarla en una ventanilla, impresa. Se me antoja imaginarme un formulario por web que el educador pueda llenar en dos minutos y un proceso automatizado de flujo que le vaya indicando el estado de su solicitud. Se me ocurre que no se pida ningún otro trámite porque son sistemas del mismo ente y porque son empleados de la misma institución.

Estos datos se los he pasado al ministro Garnier para que los revise. Me ha dicho que lo iba a ver y me contestaría, pero aún no lo hace. Imagino que es un tema algo complejo. De cualquier manera, esta punta de iceberg es demasiado preocupante. Me indica fallas en la definición de las necesidades del negocio, tramitología exacerbante, mala administración de TI, fallos que de hecho entorpecen las operaciones. Quisiera pensar que es sólo un mal día, pero las educadoras me dicen que es ya costumbre. Sugiero humildemente a los encargados de informática del MEP enfocarse con prioridad en analizar tales fallos. La propuesta no debe ser un simple cambio o modernización o migración de plataforma: debe ser un análisis a nivel de estrategia de negocios que marque un rumbo lejano a la colisión contra tal témpano de hielo.